Gratis HR-verktøy får ofte skylden når små bedrifter mister kontroll. Det er sjelden helt riktig. Gratis er ikke problemet. Manglende strategi er.
Gratis fungerer godt i én situasjon: når behovet er grunnleggende, og målet er oversikt. Mange små bedrifter trenger nettopp det i startfasen. De trenger ikke avanserte prosesser, men de trenger orden. Struktur. Et sted å samle det som ellers havner i e-post, mapper og hodet på daglig leder.
Problemet oppstår når gratis blir en hvilepute. Når gratis brukes uten en tanke om hva som skjer når virksomheten vokser, eller når kravene øker. Da oppstår en falsk trygghet: man tror man har kontroll, men har egentlig bare utsatt problemet.
Dette ser vi ofte i praksis:
En bedrift starter med et enkelt, gratis oppsett. Det fungerer fint med tre ansatte. Så blir de seks. Så ti. Så begynner spørsmålene å komme. Hvor ligger avtalen? Hva ble egentlig avtalt for to år siden? Hvorfor finnes det ingen historikk?
Gratis var ikke feil. Mangelen på en plan var det.
Det riktige spørsmålet er derfor ikke:
Er dette gratis?
Men:
Er dette riktig for der vi er nå – og der vi skal?
Gratis kan være et veldig godt startpunkt. Men bare hvis det brukes bevisst, og som del av en større tanke.